Sekreterare

Sekreterares ansvarsuppgifter är att:

  • Protokollföra styrelsens möten och arkivera de på SIMA:s e-Arkiv.
  • Schema lägga föreningens aktiviteter i styrelsens kalender (tillgänglig för hela ledningen).
  • Påminna ordföranden och resten av styrelsen om planerade event i god tid.
  • Skriva verksamhetsberättelsen i samtal med ordföranden.
  • Tillsammans med ordföranden skriva ett förslag till verksamhetsplan efter de diskussioner och beslut som styrelsen har tagits.

OBS: I SIMA sköter ordföranden (föreningens firmatecknare) kontakt med olika myndigheter, post och eventuella samarbetspartner.

Protokoll

Traditionellt är det sekreterarens uppgift att föra protokoll. Det innebär att denne är uppmärksam på det som diskuteras och de beslut som fattas på styrelsemöten. Sekreteraren behöver inte nedteckna allt som sägs på mötet, det är upp till styrelsen att avgöra hur omfattande rapporteringen i protokollet ska vara. Det är dock viktigt att alla beslut protokollförs. Ett tips är att ha dagordningen för mötet som underlag när man ska anteckna och sedermera skriva protokollet.

Syftet med att skriva ett protokoll är underlätta för föreningens medlemmar att se vad som har diskuterats och beslutats av styrelsen. Självklart underlättar det också för styrelsens arbete eftersom protokoll tydliggör vilka beslut som har fattats och hur ansvar har fördelats.

Protokollet ska reflektera både diskussion och beslut. I det förstnämnda återges en kort sammanfattning av den diskussion som har förts. De punkter som har varit avgörande för de beslut som har fattats bör vara nedtecknade i protokollet. Sedan ska det stå tydligt vilka beslut som är tagna på mötet. Besluten i ett protokoll är bindande.

När protokollet är justerat ska det skickas ut till samtliga i styrelsen. Det är viktigt för föreningens medlemmar att kunna följa styrelsens arbete och därför bör styrelsens protokoll vara så tillgängliga för medlemmarna som möjligt. Föreningen har kanske ett nyhetsblad eller en hemsida där kontinuerlig rapportering från styrelsens arbete kan göras. Eftersom revisorerna har till uppgift att granska styrelsens arbete borde protokollen skickas till dem också.

Protokollet från stämman (årsmöte/extra årsmöte) ska hållas tillgängligt för medlemmarna senast 4 veckor efter stämman.

Verksamhetsberättelse

Sekreteraren har ansvar för att skriva verksamhetsberättelsen tillsammans med ordföranden. En verksamhetsberättelse ska skildra den verksamhet som föreningen har bedrivit under ett verksamhetsår. Verksamhetsberättelsen ska redogöra för antal medlemsmöten och styrelsemöten. Vidare ska det i verksamhetsberättelsen framgå vilka aktiviteter som föreningen har genomfört, för medlemmar och allmänheten. Kanske har föreningen under året samarbetat med andra organisationer eller startat projekt.

Ett års-verksamhet kan sammanfattas i ett dokument där det också beskrivas hur lyckat de olika verksamheterna har fortskridit.

Det är praktiskt att kontinuerligt under året dokumentera vad som händer i föreningen. Det underlättar för den sammanfattning som görs i verksamhetsberättelsen genom att arbetsbördan fördelas under året samtidigt som det förhindrar att man glömmer bort väsentliga saker.

Verksamhetsberättelsen bör också jämföras med verksamhetsplanen, blev det som planerat? Årsmötet ska godkänna verksamhetsberättelsen. Verksamhetsberättelsen bör därmed skickas ut till alla medlemmar tillsammans med årsmötesprotokollet, eller på annat sätt vara tillgänglig för medlemmarna.

Verksamhetsplan

En verksamhetsplan är en nedskriven plan för det kommande verksamhetsåret. Den bör ha med information om alla delar av föreningens verksamhet. Det kan vara aktiviteter för medlemmar och allmänhet, planerade samarbeten, kommande arrangemang osv. Verksamhetsplanen kan liknas vid en kalender eller en tidsplan där man skriver in vad man ska göra det kommande året. Sekreteraren tillsammans med ordföranden ska skriva ett förslag till verksamhetsplan efter de diskussioner och beslut som har tagits av styrelsen. Årsmötet ska godkänna verksamhetsplanen innan styrelsen och andra aktörer i föreningen kan börja arbeta efter den.

En verksamhetsplan som är antagen av årsmötet fungerar sedan som ett värdefullt verktyg för styrelsen, anställda och arbetsgrupper. Den klargör vad medlemmarna har beslutat att föreningen ska syssla med under året och blir därmed ett ledande material för personer som styr och leder föreningens verksamhet.

Arkivering

Sekreteraren ska se till att värdefulla handlingar såsom styrelseprotokoll, verksamhetsberättelser och verksamhetsplaner sparas i föreningens e-Arkiv. Systemet underlättar för medlemmar och kommande styrelseledamöter i föreningen att hitta historiska handlingar om föreningens verksamhet. Om föreningen ansöker om bidrag från kommunen ställs vanligtvis kravet att underlaget, t.ex. närvarokort, ska sparas i föreningen under en viss tid.

 


PS: Det finns så mycket information på internet om hur ideella föreningar fungerar. SIMA:s stadgar och innehållet i "föreningens organisation" har strukturerats efter att flertal olika källor har studerats. Exempel på dessa källor är skatteverket (starta en ideell förening), bolagsverket, Göteborgs stad, forening.se (Malmö) och liknande medicinska organisationer. Syftet med dessa sidor är att informera våra medlemmar om de olika arbetsfördelningar och ansvar som finns i SIMA.