Protokoll och Justering

Hur skriver man ett protokoll?

Ett protokoll är en dokumentation på ett genomfört möte, där beslut är tagna. Syftet med att skriva ett protokoll är underlätta för föreningens medlemmar att se vad som har diskuterats och beslutats av styrelsen. Protokoll tydliggör vilka beslut som har fattats och hur ansvar har fördelats i både styrelsen och föreningens olika arbetsgrupper.

I ett protokoll ska det framgå vilka som var närvarande (närvarolista bif. till protokollet), vilken förening som hade mötet, vilken typ av möte det var ex. årsstämma eller styrelse. Vidare skall det framgå var mötet hölls och datum.

Exempel:

SIMA förening (logo med namn)
Styrelseprotokoll
2021-04-03, Kl. 15.00-16:30.
Digitalt via Zoom.
Närvaro enligt närvarolista.

Gör ditt protokoll exakt, kortfattat och tydligt

Protokollföraren / mötessekreteraren borde inkludera endast relevant information.
Håll meningar och stycken korta.
Notera beslut och vilka åtgärder som ska vidtas, av vem och när.
Använd rubriker, numrering, punkt-listor, marginaler mm för att göra protokollet lättillgängligt.

Protokollet ska reflektera både diskussion och beslut. I det förstnämnda återges en kort sammanfattning av den diskussion som har förts. De punkter som har varit avgörande för de beslut som har fattats bör vara nedtecknade i protokollet. Sedan ska det stå tydligt vilka beslut som är tagna på mötet. Besluten i ett protokoll är bindande. Protokollen bör vara numrerade i kronologisk ordning.

Vad gör en justeringsperson?

Justeringspersonens uppgift är att granska protokollet och se till att det som står i protokollet stämmer överens med vad som sagts och beslutats under mötet. Om en justerare finner att sekreteraren i protokollet angett något som avviker från hens uppfattning om vad som t.ex. beslutats, informerar detta till sekreteraren för att justera protokollet.

Justeringsperson/er kan inte vägra att skriva under protokollet på grund av invändningar. Om avvikelsen kvarstår efter samtalet med sekreteraren då görs notering om avvikelsen jämte justerarens namnteckning.

Protokollet skrivs av mötessekreteraren och undertecknas av densamma samt av mötesordföranden och justeringspersonen. Protokollet signeras på sista sidan med hel namnteckning.
Protokollet måste vara justerat för att vara giltigt och juridiskt bindande.

När protokollet är justerat ska det skickas ut till samtliga i styrelsen, revisorerna och valberedningen. Det är viktigt för föreningens medlemmar att kunna följa styrelsens arbete och därför bör styrelsens protokoll vara så tillgängliga för medlemmarna som möjligt. I SIMA publiceras protokollen på föreningens hemsida samt sparas i föreningens e-Arkiv.

Protokollet från stämman (årsmöte/extra årsmöte) ska hållas tillgängligt för medlemmarna senast 8 veckor efter stämman.

Se exempel på årsmötesprotokoll här
Se exempel på styrelseprotokoll här

PS: Det finns så mycket information på internet om hur ideella föreningar fungerar. SIMA:s stadgar och innehållet i "föreningens organisation" har strukturerats efter att flertal olika källor har studerats. Exempel på dessa källor är skatteverket (starta en ideell förening), bolagsverket, Göteborgs stad, forening.se (Malmö) och liknande medicinska organisationer. Syftet med dessa sidor är att informera våra medlemmar om de olika arbetsfördelningar och ansvar som finns i SIMA.