Årsmöte

1) INFÖR ÅRSMÖTET

Årsmöteshandlingar – Styrelsens arbete

Innan årsmötet ska alla medlemmar bli kallade enligt föreningens stadgar. Tid och plats för årsmötet skall finnas med på kallelsen.

På dagordningen redovisas vilka frågor som kommer att tas upp på årsmötet och i vilken ordning de kommer att behandlas. Alla måste få en chans att förbereda sig inför årsmötet. Dagordning för årsmötet finns i stadgarna. 

Årsmöteshandlingar ska finnas tillgängliga för medlemmarna en viss tid innan årsmötet i enlighet med stadgarna. 

  • Verksamhetsberättelsen beskriver föreningens verksamhet under det gångna verksamhetsåret.
  • Resultaträkningen visar vilka intäkter och kostnader som föreningen haft under gångna verksamhetsåret.
  • Balansräkningen visar föreningens tillgångar och skulder.
  • I verksamhetsplanen presenteras föreningens verksamhet för det innevarande eller kommande året.
  • Budgeten presenterar den ekonomiska planen under det innevarande eller kommande året.

Motioner och propositioner

Medlemmarna och styrelsen lämnar förslag till årsmötet. Medlemmarnas förslag kallas motioner och styrelsens förslag kallas propositioner. Alla medlemmar har rätt att skriva motioner. En motion kan handla om vad som helst som rör föreningen eller dess verksamhet. Tänk på att varje motion bara ska ta upp ett ämne eller förslag och avslutas med en eller flera att-satser. Att-satserna innehåller det man vill att årsmötet ska besluta.

I stadgarna framgår det hur många dagar före årsmötet som styrelsen ska ha motionerna för att hinna sätta sig in i dem och lämna sitt yttrande. När årsmöteshandlingarna delges medlemmarna, före årsmötet, ska även yttrandet finnas med. Styrelsens propositioner skall delges medlemmarna före årsmötet. Tiden för detta regleras i stadgarna. Motioner och propositioner diskuteras på årsmötet som tar beslut i frågan.

Revisorernas arbete

Revisorerna granskar föreningens verksamhet och ekonomi. I revisionsberättelsen skall det framgå vad revisorerna granskat samt om revisorerna anser att styrelsens medlemmar arbetat för eller emot stadgarna. Revisorerna får inte sitta i styrelsen eller vara anhörig till någon i styrelsen. Revisorerna väljs av årsmötet. Antal revisorer regleras i stadgarna. Det är årsmötet som beslutar om styrelsens ansvarsfrihet.

Valberedningens arbete

Valberedningen har fått uppdrag att föreslå personer till förtroendevalda t.ex. styrelse och revisorer till årsmötet. Men det är årsmötet som väljer. Valberedningen skall informera medlemmarna om sista datum för nominering. När förslaget från valberedningen ska vara klart och hur det skall delges medlemmarna bör framgå av stadgarna (läs sidan Valberedningen). I valberedningens förslag bör de olika mandatperioderna tydligt framgå. Alla medlemmar har rätt att föreslå kandidater till valberedningen och även direkt på årsmötet. Inför årsmötet ska de personer som blivit nominerade bli tillfrågade om de är beredda att kandidera. Valberedningen väljs av årsmötet. Antalet ledamöter i valberedningen regleras i stadgarna.

CHECKLISTA - INFÖR ÅRSMÖTET

  • Ta fram föreningens stadgar och läs vad som gäller för i SIMA.
  • Bestäm datum för årsmöte.
  • Förbereda länk till Zoom för årsmötet.
  • Bestäm hur man ska anmäla sig till årsmötet (via mail, datum för anmälan).
  • Valberedningen informerar om sista dag för nominering av förtroendevalda till valberedningen.
  • Lämna över räkenskaperna samt protokoll till revisorer i god tid.
  • Skicka ut kallelse innan årsmötet. Kallelsen bör innehålla datum, klockslag, plats, sista dagen att skicka in motioner samt ev. förslag från styrelsen (propositioner).
  • Publicera information om deltagandet på årsmötet på sociala medier samt via föreningens nyhetsbrev.
  • Förbered mötesfunktionärer – ordförande och sekreterare.

Sammanställ årsmöteshandlingarna

  • Dagordning (enligt stadgarna)
  • Verksamhetsberättelse med styrelsens underskrifter
  • Balans- och resultaträkning med underskrift
  • Revisionsberättelse med revisorernas underskrifter
  • Propositioner/förslag från styrelsen
  • Motioner med styrelsens yttranden
  • Valberedningens förslag till förtroendevalda
  • Verksamhetsplan
  • Budget - medlemsavgift 
  • Gör årsmöteshandlingarna tillgängliga för era medlemmar

Innan Årsmötet

  • Förbered hälsningstal
  • Tänk på Tack till de personer som avgår
  • Kontrollera tekniska hjälpmedel
  • Ha dagordningen nära till hands
  • Ha stadgar nära till hands
  • Ha aktuell medlemsförteckning nära till hands
  • Årsmöteshandlingar
  • bestämma hur årsmötesprotokoll ska justeras (måste var medlemmarnas tillhanda senast 4 veckor efter årsmötet)

2) UNDER ÅRSMÖTET

Årsmötet ska ha en mötesordförande, mötessekreterare, justerare och tillika rösträknare som alla väljs i början av mötet. Mötesordförande behöver inte nödvändigtvis vara föreningens ordförande. Läs stadgar för mer information om dagordning, beslut och omröstning. 

Det är viktigt att alla kan följa med i vad som sägs på mötet och att alla som vill får komma till tals. Om det finns många deltagare kan det vara klokt att upprätta en talarlista. Det finns många regler för hur man genomför ett demokratiskt möte, men tänk på att inte göra det svårare än nödvändigt.

Många är rädda för att begära ordet, det är naturligt. För de flesta hjälper det nog bara med att öva. Om du begär ordet är det några saker du bör tänka på, såsom att prata enkelt och tala om vad du tycker. Särskilt viktigt är det förstås att ditt förslag är lätt att uppfatta. Därför bör du tänka igenom exakt vad du vill att mötet ska besluta. Avsluta därför klart och tydligt ditt inlägg med att säga: – Därför tycker jag att vi ska besluta att... Då blir det enklare för åhörarna att uppfatta vad du egentligen vill och för mötesordföranden att se till att förslaget prövas av mötet.

Mötesordförande

Det är ordförande som ser till att mötet verkligen fattar de beslut som behövs, att alla får komma till tals, att diskussionen inte spårar ur etc. Mötesordförande ska också se till att alla förslag blir demokratiskt behandlade. Något att tänka på är att mötesordförande inte bör delta i debatten utan istället leda den. Därför är det lämpligt att låta någon annan än föreningens ordförande agera som ordförande på årsmötet.

Mötessekreteraren

Det är sekreteraren som ansvarar för att skriva protokollet. Vad som alltid bör finnas med i ett protokoll är:
• datum, plats, antal närvarande samt antal röstberättigande
• de olika förslagen och av vem de ställts i diskussionen
• hur beslutet gick till, exempelvis om det var omröstning
• själva beslutet och eventuellt om någon reserverade sig

Justerare och tillika rösträknare

Väljas i början av årsmötet. Har som uppgift att

  • räkna rösterna vid omröstning,
  • granska och justera protokollet och se till att sekreteraren fått med allt väsentligt.

3) EFTER ÅRSMÖTET

Efter årsmötet finns det en hel del arbete kvar att göra. Mötessekreteraren renskriver protokollet som sedan justeras av ordförande samt av justeringsmännen.
Är föreningen registrerad hos Fritidsförvaltningen skall årsmötesprotokollet inom 30 dagar skickas in till Fritidsförvaltningen.

CHECKLISTA – EFTER ÅRSMÖTET

  • Skriv och justera årsmötesprotokollet
  • Delge medlemmarna justerade protokollet
  • Skicka in årsmötesprotokoll till relevanta myndigheter exempelvis Nordea
  • Meddela skatteverket om ny firmatecknare väljas, eventuellt adressändring

 


PS: Det finns så mycket information på internet om hur ideella föreningar fungerar. SIMA:s stadgar och innehållet i "föreningens organisation" har strukturerats efter att flertal olika källor har studerats. Exempel på dessa källor är skatteverket (starta en ideell förening), bolagsverket, Göteborgs stad, forening.se (Malmö) och liknande medicinska organisationer. Syftet med dessa sidor är att informera våra medlemmar om de olika arbetsfördelningar och ansvar som finns i SIMA.