Praktiska råd om arkivhantering
Utse en arkivansvarig
Det är lämpligt att föreningens styrelse utser en arkivansvarig som ser till att föreningens handlingar hålls samlade och inte löper risk att skingras. Om föreningen väljer att deponera sitt material hos Göteborgs föreningsarkiv kan denna person vara kontaktperson.
e-Arkiv
SIMA använder sig av Box.com som e-Arkiv. Det finns olika inställningar och tillgångsnivåer till förenings e-Arkiv. Online utrymmet är 150gb stor.
Tillgångsnivåer
Arkivet delas i fyra huvudkategorier. Grupp A består av offentliga handlingar. Alla medlemmar i föreningen får tillgång till filerna i denna grupp.
Det är bara styrelsemedlemmar, revisorer och valberedningen som kan komma åt filerna i Grupp B. Filerna kan redigerats av ordföranden, kassör och andra förtroendevalda beroende på uppdraget dem har tilldelats i föreningen. Den är styrelsen
Listan uppdaterats efter varje mandatperiod med nya förtroendevalda i föreningen. Den är IT-ansvarige i föreningen som har ansvaret att se till att nya förtroendevalda får tillgång till denna grupp och före detta förtroendevalda tas bort.
Grupp C och D får redigerats enbart av IT-ansvarig, kommunikatörer som sköter publiceringar på sociala medier samt de som sköter bild- och ljudredigering i föreningen.
Datera nästan alla handlingar
Arkivansvarig, ordföranden och sekreteraren uppdaterar mappen offentliga handlingar. Alla viktiga handlingar som protokoll och verksamhetsberättelser borde dateras enligt fölande exempel: "2005-05-10_ Styrelseprotokoll".'
Ordna handlingar
Det är viktigt att alla filer är organiserade för att man ska kunna snabbt komma åt relevant information. Nästan alla filer ska ha datum i sin benämning med kort beskrivning. Benämningen bestämmas beroende på innehållet:
Protokoll ska ha datum först + beskrivning
Filer som fungerar som mall ska ha beskrivning först + datum
Det finns mall för olika texter. När är det dags att skriva ny text till exempel ny Nowruz hälsning, då ska FILEN SPARATS MED NYTT ÅRTAL och den original filen ska lämnas som det är.
Skilj på det som ska sparas och det som ska slängas
Om ni har bestämt att en viss typ av handlingar inte behöver sparas för all framtid kan dessa handlingar förvaras för sig, så blir det lätt att sortera ut dem när det blir dags att städa i arkivet. Sådana filler kan bland annat sparas i mappen ”Arkiv Övriga Filer”.
PS: Det finns så mycket information på internet om hur ideella föreningar fungerar. SIMA:s stadgar och innehållet i "föreningens organisation" har strukturerats efter att flertal olika källor har studerats. Exempel på dessa källor är skatteverket (starta en ideell förening), bolagsverket, Göteborgs stad, forening.se (Malmö) och liknande medicinska organisationer. Syftet med dessa sidor är att informera våra medlemmar om de olika arbetsfördelningar och ansvar som finns i SIMA.