Stadgar för föreningen Swedish lranian Medical Association
§ 1 Föreningens namn
Föreningens namn är Swedish Iranian Medical Association (SIMA).
§ 2 Föreningens sätt
Föreningen har sitt säte i Göteborg.
ALLMÄNNA BESTÄMMELSER
§ 3 Form & Ändamål
SIMA är en fristående iransk förening verksam inom området medicin. Föreningen är partipolitiskt och religiöst obunden.
Målsättningen är att:
1. Skapa ett professionellt nätverk av medlemmar från olika yrkeskategorier inom medicin, biomedicin, paramedicin och tandvård.
2. Arrangera vetenskapliga seminarier/webbinarier.
3. Sprida information och rådgivning via digitala plattformar.
4. Skapa samarbete med organisationer med gemensamma mål och intressen.
5. Anordna tillställningar och fritidsaktiviteter för att främja gemenskap.
§ 4 Beslutande organ
Föreningens beslutande organ är årsmöte, extra årsmöte och styrelsen.
§ 5 Firmateckning
Firmatecknare utses av styrelsen. Styrelsen får välja en eller två personer som får teckna firman.
§ 6 Verksamhets- och räkenskapsår
Föreningens verksamhets- och räkenskapsår är kalenderår (från 1 januari till 31 december).
§ 7 Stadgeändring
För ändring av denna stadga krävs att ändringsförslaget biträds av minst två tredjedelar (2/3) av rösterna vid ordinarie årsmöte.
FÖRENINGENS MEDLEMMAR
§ 8 Medlemskapet
Föreningen är öppen för alla fysiska personer som har fyllt 18 år, är bosatta i Sverige, studerar eller är yrkesverksamma inom medicin, biomedicin, paramedicin eller tandvård. Den som studerar eller är yrkesverksam i annat än ovan nämnda och vill stödja föreningens verksamhet kan bli stödmedlem. Stödmedlem erhåller informationsmaterial, kallelse till föreningens möten och får deltaga i förenings årsmöte. Stödmedlem har inte rösträtt.
Ansökan om medlemskap lämnas till styrelsen och avgörs av denna. Medlemskapet är giltigt först efter att medlemsavgiften kommit SIMA tillhanda. Styrelsen har rätt att utse en person till hedersmedlem.
§ 9 Medlems rättigheter och skyldigheter
Medlem
- har närvarorätt och yttranderätt på alla föreningens möten.
- har rösträtt på medlemsmöten och årsmöten.
- har rätt till information om föreningens angelägenheter. Undantagen är medlemsregister och inloggningsuppgifter för vilka styrelsen ansvarar.
- skall följa föreningens stadgar samt beslut som fattats av föreningsorgan.
- har inte rätt till del av föreningens behållning eller egendom vid upplösning av föreningen.
- skall betala medlemsavgift samt eventuella övriga avgifter i samband med deltagande i frivilliga föreningsaktiviteter.
§ 10 Utträde
Medlem som vill utträda ur föreningen skall med post eller e-post anmäla detta till styrelsen. Därmed anses personen omedelbart ha lämnat föreningen. Medlemsavgiften kan inte återbetalas om en medlem lämnar föreningen.
§ 11 Uteslutning
Medlem får inte uteslutas ur föreningen av annan anledning än att denne har försummat att betala förbestämda avgifter, motarbetat föreningens verksamhet eller ändamål, uppenbarligen skadat föreningens intressen, eller att medlem på annat sätt agerat i strid mot föreningens stadgar.
Förslag om uteslutning kommer från styrelsen men avgörs enbart av årsmöten eller extra årsmöten. Beslut om uteslutning får inte fattas förrän medlemmen erbjudits tillfälle att yttra sig på årsmöten eller extra årsmöten. I samband med beslut om uteslutning eller varning skall skälen redovisas tillsammans med information om vad medlemmen skall iaktta för överklagande. Beslutet ska tillställas den berörde via post eller e-post inom en vecka.
§ 12 Medlemsavgifter
Medlem ska betala den medlemsavgift som årligen fastställs av föreningens högsta beslutande organ, årsmötet.
ÅRSMÖTE OCH EXTRA ÅRSMÖTE
§ 13 Tidpunkt, kallelse
Årsmötet är föreningens högsta beslutande organ. Årsmötet ska hållas under årets första kvartal. Har förslag väckts om stadgeändring, nedläggning eller sammanslagning av föreningen med annan förening eller annan fråga av väsentlig betydelse för föreningen eller dess medlemmar skall det anges i kallelsen.
- Kallelse skall delges föreningens medlemmar senast 4 veckor innan årsmötet via post eller e-post.
- Dagordning och inkomna förslag (§ 19) skall tillhandahållas föreningens medlemmar senast 1 vecka innan årsmötet.
- Valberedningens förslag (§ 21) skall tillhandahållas föreningens medlemmar senast 1 vecka innan årsmötet.
§ 14 Förslag till motioner att behandlas av årsmöte
Såväl medlem som styrelsen får avge förslag att behandlas av årsmöte. Förslag från medlem skall vara styrelsen tillhanda senast 10 dagar före årsmötet.
§ 15 Rösträtt samt yttrande- och förslagsrätt
Den som har varit medlem i SIMA senast 3 månader innan årsmötet och har betalt medlemsavgiften senast 1 månad innan årsmötet har rösträtt. Varje medlem har en röst. Rösträtten är personlig och kan inte utövas genom ombud. Även medlemmar som inte har rösträtt har yttrande- och förslagsrätt på mötet.
§ 16 Beslutsförhet
Kallelse till årsmötet ska delges föreningens medlemmar senast 4 veckor före årsmötet via e-post. Mötet är beslutsmässigt med det antal röstberättigade medlemmar som är närvarande på mötet.
§ 17 Beslut och omröstning
Beslut fattas med bifallsrop (acklamation) eller om så begärs efter omröstning (votering). Omröstning sker öppet, utom vid val där sluten omröstning ska äga rum om någon begär detta. Vid omröstning avgörs alla frågor genom enkel majoritet med undantag för stadgeändring och upplösning av föreningen (§ 7 och 27). Vid lika röstetal gäller den mening som ordföranden biträder, vid val sker dock avgörandet genom lottning.
Medlemmar av den avgående styrelsen får inte delta i beslutet om ansvarsfrihet på årsmötet eller extra årsmötet. Ledamot av styrelsen får inte delta i beslut om ansvarsfrihet för förvaltningsåtgärd för vilken denne är ansvarig.
§ 18 Valbarhet
Valbar till styrelsen och valberedningen är röstberättigad medlem av föreningen. Undantag görs för (interna) revisorer då enbart stödmedlemskap behövs. Anställd i föreningen får dock inte väljas till ledamot av styrelsen, valberedningen eller till revisor i föreningen.
§ 19 Ärenden vid årsmötet
Vid årsmötet skall följande behandlas och protokollföras:
01. Val av mötesordförande och mötessekreterare
02. Val av justeringspersoner, tillika rösträknare
03. Fastställande av röstlängd
04. Årsmötets behöriga utlysande
05. Fastställande av dagordning
06. Verksamhetsberättelse
07. Styrelsens förvaltningsberättelse (balans- och resultaträkning)
08. Revisionsberättelse över styrelsens förvaltning
09. Fråga om ansvarsfrihet för den avgående styrelsen
10. Fastställande av medlemsavgifter
11. Fastställande av verksamhetsplan samt behandling av budget
12. Behandling av inkomna motioner och styrelsens förslag
13. Val av 6 ordinarie styrelseledamöter
a) Ordförande för en tid av 2 år
b) Kassör för en tid av 2 år
c) 4 övriga ordinarie ledamöter för en tid av 2 år
14. Val av 2 revisorer för en tid av 2 år
15. Val av 2 personer i valberedning för en tid av 2 år
16. Eventuella övriga frågor som anmälts under punkt 5 (dagordning)
Beslut på årsmötet fattas med enkel majoritet.
§ 20 Extra årsmöte
Om revisorerna, styrelsen eller en tredjedel (1/3) av medlemmarna i föreningen så kräver, skall extra årsmöte hållas. När styrelsen mottagit en begäran om extra årsmöte skall den hållas inom 2 månader från erhållen begäran. Kallelse skall skickas till medlemmarna senast 2 veckor i förväg tillsammans med dagordning och beslutsunderlag. Under det extra årsmötet får endast de frågor som föranlett mötet behandlas.
VALBEREDNINGEN
§ 21 Valberedningen
Valberedningen består av 2 ledamöter, varav en sammankallande, valda av årsmötet för en period av 2 år. Valberedningen arbetar självständigt men kan sammanträda vid extra årsmöte om ordföranden, minst halva antalet ledamöter eller revisorerna så bestämmer.
Valberedningens uppdrag är att:
- uppmuntra medlemmar att kandidera till de olika uppdragen
- ta upp och sammanställa kandidaturer
- ta fram underlag för val, till exempel genom intervjufrågor till kandidaterna
- se till att det finns minst en kandidat till varje förtroendepost
Valberedningen skall senast 2 veckor före årsmötet tillfråga dem vilkas mandattid utgår vid mötets slut om de vill kandidera för nästa mandatperiod. Väljarna och kandidater skall vara medlemmar av föreningen senast 3 månader och ha betalt medlemsavgiften senast 1 månad före valet.
Valperioden är vartannat år. I samband med kallelsen skall medlemmarna informeras om hur de kan kandidera eller nominera andra personer till styrelsen, valberedningen eller till revisor. Medlemmar som är intresserade för att ställa upp som kandidater skall meddela detta till valberedningen senast 2 veckor före valet. Valberedningens sammanställning av kandidater och underlag för val ska vara medlemmarna tillhanda via e-post senast 1 vecka innan årsmötesdagen. Valberedningen har förslagsrätt.
Motförslag till valberedningens förslag ska få samma möjlighet att presentera sig själva om vad de kan tillföra föreningen i fråga om kompetens och erfarenhet. Då det finns fler än det antal kandidater som kan väljas till ett förtroendeuppdrag avgörs valet via omröstning.
§ 22 Vakanta poster
Om årsmötet inte kan fylla alla förtroendeposter lämnas dessa vakanta. Efter annonsering till vakanta poster kommer valberedningen att kalla medlemmar som har skickat intresseanmälan till intervju. När minst en kandidat står nominerad till stämman meddelas styrelsen om att en kallelse till extrastämma ska skickas ut.
Fyllnadsval av vakanta förtroendeposter sker på ordinarie eller extrainsatt årsmöte.
Fyllnadsval av vakanta poster som IT-ansvarig, Arkivansvarig, Kommunikatör(er), Vetenskapligkommittén, Publiceringskommittén och liknande poster sker på styrelsemöte.
REVISORER
§ 23 Revisorer (inspektörer)
Styrelsens förvaltning och ekonomi ska årligen granskas av två på årsmötet utsedda (interna) revisorer för en period av 2 år. Alla medlemmar, stödmedlemmar inkluderade, kan kandidera och väljas som (intern) revisor i SIMA. Kravet för (interna) revisorer är att de ska ha mycket goda kunskaper i det svenska språket. Revisorerna har rätt att fortlöpande ta del av föreningens räkenskaper, årsmötes- och styrelseprotokoll och övriga handlingar. Revisorerna ska kontrollera att de beslut som styrelsen har tagit inte strider mot föreningens stadgar. Revisorerna ska vara oberoende av dem som de har att granska. Föreningens räkenskaper skall vara revisorerna tillhanda senast 4 veckor före årsmötet. Revisorerna skall granska styrelsens förvaltning och räkenskaper för det senaste verksamhets- och räkenskapsåret samt till styrelsen överlämna revisionsberättelse senast 2 veckor före årsmötet.
I de fall där revisorerna finner något som inte stämmer med föreningens stadgar, ska detta påpekas omedelbart till styrelsen. I de fall då revisorerna anser att styrelsen negligerar påpekandet, skall föreningens medlemmar kallas till en samling där ärendet presenteras för allmänna församlingen.
STYRELSEN
§ 24 Styrelsens sammansättning
Styrelsen består av 6 ordinarie ledamöter (inga suppleanter) valda av årsmötet för en period av 2 år. Sammansättningen är en ordförande, en kassör, en sekreterare och 3 övriga ordinarie ledamöter.
Styrelsen utser vice ordförande, sekreterare och de övriga ledamöter föreningen anser sig behöva på konstituerande mötet. Valberedningen får ge förslag till sekreterare på årsmötet för att underlätta processen.
§ 25 Styrelsens åligganden
Styrelsen företräder föreningen, bevakar dess intressen och handhar dess angelägenheter. Styrelsen beslutar å föreningens vägnar såvida inte annat föreskrivs i dessa stadgar. Styrelsen ska verkställa av årsmötet fattade beslut, handha föreningens ekonomiska angelägenheter och föra räkenskaper, samt avge årsredovisning till årsstämman för det senaste räkenskapsåret. Styrelsen skall efter föreningens målsättning och behov, i mån av ekonomiska förutsättningar bilda relevanta utskott eller grupper.
§ 26 Kallelse, beslutsmässighet och omröstning
Styrelsen sammanträder när ordföranden finner det erforderligt eller om minst 3 styrelseledamöter begär detta. Styrelsen är beslutsför då minst 4 av 6 ledamöter är närvarande. Styrelsebeslut fattas med enkel majoritet. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst. Röstning får inte ske genom ombud. I brådskande fall får ordföranden besluta att ärende skall avgöras genom online omröstning eller vid telefonsammanträde. Vid sammanträde skall protokoll föras. Protokoll skall justeras av mötesordföranden och av en särskilt utsedd protokolljusterare. Avvikande mening skall antecknas till protokollet.
Styrelsemöten hålls av styrelsemedlemmar, revisorer och valberedningen. Styrelsen får bjuda medlem eller extern expert för rådgivning.
§ 27 Upplösning
Upplösning av föreningen kräver beslut med kvalificerad majoritet på två efterföljande årsmöten, varav ett ska vara ett ordinarie årsmöte. Mellan dessa möten måste minst 2 månader förflyta. I beslut om upplösning av föreningen skall föreningens kvarvarande tillgångar fördelas efter beslut på sista årsmötet. Kopia av det årsmötesprotokoll som innehåller beslut om föreningens upplösning ska därefter sändas till Skattekontoret för avregistrering av föreningen.
***
Antagen på SIMA:s första årsmöte 20 oktober 1999 i Göteborg.
Reviderad av årsmötet i 25 februari 2017 i Göteborg.
Reviderad av årsmötet i 3 februari 2019 i Göteborg.
Reviderad av årsmötet i 6 mars 2022 i Göteborg.