Konstituerande möte
I stadgarna ska det framgå vilka poster som ska väljas av årsmötet. Ordföranden och kassören väljas på årsmötet och sedan ett antal övriga ledamöter. Styrelsen fördelar efter årsmötet de andra posterna mellan de ledamöter som blivit valda. Detta görs då på ett konstituerande möte. Det konstituerande mötet ska hållas ganska snart efter årsmötet. På detta möte är det också lämpligt att välja vem som ska teckna föreningens firma, om detta inte gjorts av årsmötet. I SIMA är det kassören och ordförande som är firmatecknare.
Protokollet från det konstituerande mötet ska sedan renskrivas och justeras. Om det konstituerande mötet hålls i samband med ett ordinarie styrelsemöte bör man göra ett protokollsutdrag där konstitueringen framgår. Detta lämnas sedan till de som behöver denna information, tex banken och plusgirot. I samband med konstitueringen ska det även framgå vem som har behörighet att göra tex post och bankärende om detta inte är firmatecknarna.
CHECKLISTA – KONSTITUERANDE MÖTET
-
- Konstituera styrelsen och utse firmatecknare.
- Bestäm attestregler (rutin för godkännande av betalningar och rätten att utföra ekonomiska transaktioner i föreningens namn).
- Uppdatera fullmakter (bank och liknande).
- Upprätta adresslista över styrelsen.
- Utse ansvarig för medlemsinformation, hemsida, sociala medier samt GDPR.
- Presentera för medlemmarna vem som har vilken uppgift i styrelsen.
- Planera föreningens verksamhet utifrån verksamhetsplan och budget.
Exempel protokoll - konstituerande styrelsemote
PS: Det finns så mycket information på internet om hur ideella föreningar fungerar. SIMA:s stadgar och innehållet i "föreningens organisation" har strukturerats efter att flertal olika källor har studerats. Exempel på dessa källor är skatteverket (starta en ideell förening), bolagsverket, Göteborgs stad, forening.se (Malmö) och liknande medicinska organisationer. Syftet med dessa sidor är att informera våra medlemmar om de olika arbetsfördelningar och ansvar som finns i SIMA.